일반자료실

 

안녕하세요? 오랜만에 다시 인사 드립니다. 구름 한 점 없는 하늘 정말 반갑죠? 수혜로 생긴 큰 응어리가 태양빛에 녹았으면 합니다.

 

오늘은 쫌 어려운걸 배우겠습니다..^^;  어려운 만큼 배우고 나면 후에 큰 도움이 되리라 생각되어 오늘의 주제로 골랐습니다.

 

오늘 배울 내용은 MS-Word의 편지병합 기능입니다. 말이 어렵죠? "편지병합 기능" 기능이란 한번에 많은 사람들한테 편지를 보낼때 편지의 내용을 보내는 사람에 따라 다르게 보내는 기능입니다. 예를 들어 여러분들 집에 배달되는 전기요금 고지서를 보면 고지서 내용이 다 똑같으면 안되겠죠? 각자의 이름과 주소 전기요금... 기타등등... 받는 사람마다 다 다른 데이터들이 들어있습니다. 이렇게 전체의 편지 내용중 받는 사람에 따라 달라지는 내용만 자동으로 바꾸어 출력해주는 기능을 편지병합 기능이라고 합니다.

 

편지병합 기능을 공부하시고 나면 추후에 선교활동을 위해 소식지, 안내문 등 기타 대량의 우편물을 발송하실때 시간과 노력이 많이 절감되겠죠?

 

일단 기본적으로 이 기능을 실습하기 위해서는 엑셀 프로그램과 워드 프로그램이 있어야 됩니다.

 

일단 오늘은 엑셀파일로 된 주소록 파일을 이용해서 주소라벨을 만드는 방법을 실습하겠습니다. 일단 오른쪽에 주소록을 다운 받으세요.

- 다운 받은 위치를 꼭 기억하셔야 합니다.

 

1. MS-Word 를 실행합니다.

 

바탕화면에서 이런게 생각 아이콘을 클릭하면 됩니다.

 

2. 메뉴에서 도구 → 편지병합을 클릭합니다.

 

 

3. 편지 병합 도우미가 나오며 1번 주문서 만들기를 클릭하여 우편물 레이블을 선택합니다.

 

 

4. 현재 창을 클릭합니다.

 

 

5. 다음은 2번 데이터 원본의 데이터 가져오기를 클릭하여 데이터 원본 열기를 선택합니다.

 

 

6. 데이터 원본 열기 대화상자가 나타납니다. 처음에 다운 받으신 "주소록" 엑셀파일을 다운받으셔야 되는데 저의 경우 주소록을 내문서에 저장했습니다. 내문서를 선택해도 주소록이란 파일이 보이지 않죠? 파일형식을 바꾸셔야 됩니다. 우리는 주소록이라는 엑섹파일을 이용해야 하므로 파일형식을 MS Excel 워크시트를 선택해 줍니다.

 

 

7. 파일형식을 엑셀로 바꿔 주면 주소록이라는 엑셀파일이 보입니다. 주소록을 더블클릭합니다.

 

 

8. 모든 스프레드시트를 선택하고 확인을 클릭합니다.

 

 

9. 아래와 같은 내용이 나오면 본문설정 버튼을 클릭합니다.

 

 

10. 주소 라벨 용지는 Formtec 라는 회사의 제품이 표준규격화되어 있습니다. 시중에 나와있는 대부분의 레벨용지가 이 회사의 규격을 따르고 있습니다. 그러므로 레이블 제조 회사를 Formtec 그래도 놓고 제품번호를 ’LS-3108 - 주소’로 선택하겠습니다.

- 제품번호는 여러분들이 구입한 라벨용지의 제품번호를 선택하시면 됩니다.

 

 

11. 레이블 만들기에 들어갑니다. 아래 예제 레이블 이라는 공간을 라벨 용지 한칸이라고 생각하시면 됩니다.

 

 

12. 보통 맨위에 주소를 넣고 싶으면 병합 필도 삽입에서 주소를 선택합니다.

 

 

13. 같은 방법으로 아래와 같이 주소 성명 세레명 우편번호를 넣습니다. ≪성명≫ 이런식으로 표현된 것은 주소록에 있는 성명이런 곳에 나타난 이름이 출력되는 부분입니다. 중간 중간에 ’(’, ’)’, ’귀하’ 이런 부분은 공통으로 들어가는 부분 입니다. 꾸미고 싶은 형식으로 꾸미시면 됩니다.

 

 

14. 이제부터 글자를 정렬하거나 글꼴 등을 선택하는것은 일반 워드 작성법과 같습니다. 마우스로 블록지정을 하신 후 오른쪽 버튼을 눌러 글꼴을 클릭하시고 원하는 글꼴과 형식을 지정해주시면 됩니다.

 

 

 

15. 저는 아래와 같이 변경하였습니다. 이제 확인 버튼을 클릭합니다. 그리고 편지병합 도우미 대화상자의 닫기 버튼을 클릭합니다.

 

 

16. 편지병합도우미 대화상자가 사라지고 워드 편집창이 나타납니다. 아직까지는 편집창에 예제 레이블에서 작성한 형식으로 나타나 있습니다. 이제 도구상자에서 병합 아이콘을 클릭합니다.

 

 

17. 병합대상을 선택해야되는데 모두를 선택하고 병합 버튼을 클릭합니다.

 

 

18. 이제 완성됐습니다. 순식간에 엑셀파일의 주소록 데이터가 라벨형식으로 나타납니다. 주소의 길이가 일정하지 않으므로 수동으로 편집해야될 부분을 찾아 편집하신 후 출력하시면 됩니다.

 

 

이러한 편지 병합 기능을 한글97에서도 할 수 있습니다. 한글97에서는 도구 메뉴에 메일 머지라는 도구가 있습니다.

 

오늘 배운 내용을 응용하시고 싶은 분들은 엑셀 파일을 열어보세요. 엑셀을 조금이라도 다루어 보신 분들은 금방 아실껍니다. 새롭게 회원번호나 전화번호 들을 분은 1번 열에 회원번호 라고 입력하고고 해당 되는 번호를 입력하시면 됩니다.

 

 

다음 시간에는 비슷한 내용이지만 편지 병합 기능을 이용해 우편 레이블이 아닌 편지글을 작성해보겠습니다.